18th Week (28 Juillet ->1er Août)

 

 

        Rien de tel qu'une longue (avec de nombreuses heures supplémentaires) et pluvieuse semaine pour finir un magnifique mois de juillet. L'apogée de l'été semble avoir eu lieu en juillet, et le mois d'août est annoncé comme mitigé.. mais avec des températures avoisinant les 20-25 degrés.

 

      Lundi. Prévenue la semaine précédente que le groupe accueilli mercredi dernier allait être séparé en deux pour les nuitées à Edimbourg, et que mon rôle serait de les assister pour l'enregistrement à l'hôtel, je consacra plus d'une trentaine de minutes pour la préparation des papiers (vouchers, rooming liste, adresse de l'hôtel..). Puis les papiers pour l'aéroport et le départ/l'accueil de groupes m'ont occupé durant le reste de la matinée. L'après-midi, nous avons, avec Karling, établi les horaires de voyage d'un nouveau groupe, en nous aidant de google maps pour calculer les temps de route (étant donné que le trajet se fait en bus, un temps additionnel a été ajouté). Enfin, et afin de pouvoir être à l'heure à l'hôtel, je pris le bus vers 16h30 pour arriver à 17h15 à l'hôtel. Devant arrivé à 17h30, le groupe n'arriva qu'une heure plus tard, étant donné l'état du traffic. Je pris alors le temps de vérifier avec la réceptionniste si tout était en ordre (chambres, repas, liste de passagers…). Retrouvant une partie du groupe accueilli mercredi, et après l'enregistrement à l'accueil et la remise des clefs, les 6 couples sont partis s'installer dans leurs chambres jusque 19h15 environ, soit 15 minutes avant notre rendez-vous pour aller diner au restaurant situé au troisième étage de l'hôtel. Nous avons parlé encore et encore et sommes ensuite aller au restaurant où j'ai pu leur expliquer le déroulement du repas (buffet, heure..). M'assurant que tout allait pour le mieux et après de longues discussions, je les ai quitté. Ce groupe est l'un des plus aimables et sympathiques que j'ai pu accueillir lors de mes mois de stage.

 

         Mardi. Les rooming listes sont toujours aussi nombreuses. Au moins 5 m'ont été données pour les entrer dans le système. Puis après modification de type et nombre de chambres, j'ai pu entrer la composition des chambres et l'envoyer aux hôtels. Puis après quelques réservations, il m'a fallu traduire un texte d'anglais à français pour mon collègue italien. Le texte portait sur les conditions de location de voitures. Je peux vous assurer que même en français, je ne connaissais pas tous les mots. Etant en possession d'une voiture et du permis de conduire depuis plus de trois ans, je ne suis pas du tout une fine connaisseuse des assurances de voitures.. Ainsi, j'ai essayé du mieux que j'ai pu, de traduire le texte, mais certains mots techniques, doivent je pense être à re-vériffier. En fin de journée, nous avons été invités par Dynamic Earth, musée interactif expliquant l'évolution du système solaire et planétaire, pour tester leurs nouveaux audio-guides. Ce fût une bonne soirée mais il me fallut courir dès 19h en direction de l'hôtel pour m'assurer que les 6 couples, étaient bel et bien au restaurant, et que tout se passait bien.

 

     Mercredi. Des rooming listes, des réservations d'activités, et un changement de dernières minutes pour les papiers d'aéroport (un couple ayant annulé la veille), et me voila partie en début d'après-midi à l'aéroport. Ce fût la journée des vols en retard, avec un vol retardé d'une heure et demie, un autre de 40 minutes et un de cinq minutes. Heureusement, nul besoin de changer les transferts car les retards font diminuer le temps d'attente pour certaines personnes. Partis vers 19h au lieu de 18h, une dernière partie du groupe était toujours à attendre. Ceux venant de Londres Heathrow à 21h20… Arrivé à l'heure, le groupe n'était malheureusement pas complet.. En effet, 1 des 7 personnes attendues, n'arriva pas. Faisant patienter les 6 autres avec le chauffeur dans l'aéroport, et après avoir chercher une dame solitaire dans et hors l'aéroport, j'appela le téléphone d'urgence de Cashel Travel pour en apprendre plus. Or aucune information ne leur avait été donnée. Je la chercha alors encore une dernière fois, mais rien. Je trouva alors une dame de l'aéroport ( étant presque 22h, je peux vous assurer que cela n'est pas facile) pour passer une annonce vocale. Toujours rien. Je décida alors de laisser partir les 6 personnes avec le chauffeur et je pris place sur un siège, le temps d'en savoir un peu plus de ma collègue. Vers 22h30, il fut decidê que si la dame, ne donnant pas de nouvelles, arrivait plus tard, elle prendrait un taxi, appelé par Cashel Travel, pour rentrer à l'hôtel. Ce fût le cas. Elle arriva à minuit, heure où je venais de franchir le pas de ma porte. Longue journée.

 

      Jeudi. Journée remplie mais avec de simples tâches, comme entrer des données dans le système et les envoyer aux prestataires, ou encore entrer des rooming listes et mettre à jour les hôtels.

 

    Vendredi. Une seule rooming liste à entrer et de nombreux appels à passer pour ajouter des chambres à des réservations déjà existantes, et entrer des services dans le système.